7.4 Méthodologie de la Répartition des Tâches

Le projet étant défini (voir § 7.3), il devient aisé de relever l’ensemble des tâches à réaliser, à les prioriser et à les répartir entre les différents acteurs, afin d’assurer leur exécution.

Les priorités accordées à l’ensemble des tâches est un processus vivant qui nécessite un suivi journalier.  C’est ce suivi journalier qui permet de transformer la structure de base de nos organisations, en substituant la hiérarchie des tâches à la hiérarchie des acteurs propres à toutes nos organisations actuelles.

A noter que dans une structure d’organisation basée sur la hiérarchie des tâches, les acteurs occupent encore une position hiérarchique par rapport aux autres acteurs, mais cette position est fluctuante, en fonction de la vie de l’entreprise.

Sept critères sont envisagés pour répartir les tâches entre les différents acteurs de l’entreprise :

  • la fonction concernée,
  • le niveau de qualité requis,
  • le temps de réalisation (fréquence & durée),
  • l’expertise requise,
  • la compétence requise,
  • la productivité au volume,
  • l’attrait de la réalisation.

Suivant l’activité et la culture d’entreprise, les critères les plus pertinents sont pris en compte et une infinité de solutions sont envisageables.  L’évaluation des critères évolue en fonction de la demande de prise en charge propre à chaque tâche.

Dans les modèles de gestion propres aux organisations qui s’appuient sur la hiérarchie des acteurs de l’entreprise, le rôle du responsable (manager, directeur, chef d’équipe) occupe une place centrale.  C’est le responsable qui est tenu :

  • de fixer les objectifs ;
  • de motiver son équipe pour atteindre les objectifs ;
  • de répartir les tâches entre ses subordonnés ;
  • de déléguer ses pouvoirs de décision ;
  • de stimuler ses subordonnés, afin d’accroître leur créativité en vue de les valoriser.

Dans le modèle de gestion participative interfonctionnelle, le rôle du responsable est pris en charge, non pas par un individu, mais par l’organisation mise en place par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.  De fait, tous les acteurs :

  • participent, suivant leur implication, à la définition et à la priorisation des objectifs de l’entreprise, des objectifs de chaque fonction et de leurs propres objectifs ;
  • sont automatiquement motivés pour atteindre les objectifs qu’ils ont eux-mêmes fixés ;
  • sélectionnent leurs tâches sur base des critères prévus par leur organisation ;
  • acquièrent automatiquement les pouvoirs de décision propres aux tâches qu’ils accomplissent ;
  • voient leur créativité stimulée dès leur entrée dans l’organisation lorsqu’ils sont amenés à sélectionner les tâches qu’ils prennent en charge, puis à les décrire suivant l’approche qui leur est propre.

Il en résulte que le rôle essentiel du responsable dans les organisations hiérarchiques qui s’appuient sur la hiérarchie des acteurs de l’entreprise – essentiel, car la défaillance d’un responsable déstabilise une partie ou même l’ensemble de l’organisation –  est occupé par l’ensemble des acteurs, et donc par l’organisation, dans le modèle de gestion participative interfonctionnelle.  En outre, vu l’approche ouverte du modèle de gestion participative interfonctionnelle, les prémices d’une défaillance d’un acteur de l’entreprise sont décelables et des mesures appropriées peuvent être rapidement mises en œuvre, afin de protéger la stabilité de l’entreprise.